Si usas iPhone, iPad o Mac, iCloud es el centro neurálgico donde se guardan copias de seguridad, fotos, documentos y un montón de datos. Tenerlo todo en la nube es comodísimo, pero si no controlas bien qué se guarda y cómo, es fácil quedarte sin espacio o no saber dónde están realmente tus archivos.
En esta guía vas a aprender cómo gestionar tus archivos en iCloud desde iPhone, iPad y Mac, qué se guarda exactamente, cómo liberar sitio sin perder nada importante y cómo aprovechar funciones como Escritorio y Documentos en iCloud Drive o la colaboración en carpetas y archivos.
Almacenamiento en iCloud: qué incluye y en qué se diferencia del espacio del dispositivo
Cuando configuras por primera vez tu cuenta de Apple, Apple te regala 5 GB de almacenamiento en iCloud de forma totalmente gratuita. Ese espacio se reparte entre copias de seguridad, Fotos en iCloud, iCloud Drive, Mensajes, Mail y otras apps que usen la nube de Apple.
Es importante entender que el almacenamiento de tu dispositivo (la memoria interna del iPhone, iPad o Mac) es distinto del almacenamiento en iCloud. El primero es físico, el que viene con el equipo, mientras que iCloud es un espacio online asociado a tu ID de Apple, accesible desde todos tus dispositivos y desde icloud.com.
Si quieres saber cuánto estás usando, en iPhone o iPad puedes ir a Ajustes > > iCloud. En el Mac, el camino es menú Apple () > Ajustes del Sistema > > iCloud. Desde la web, entra en icloud.com con tu Apple ID y verás un desglose del espacio ocupado por cada servicio.
En cuanto el aviso de “casi sin espacio” empiece a aparecer, notarás que dejan de hacerse copias de seguridad, no se suben fotos nuevas a Fotos en iCloud y iCloud Drive deja de sincronizar correctamente. Incluso tu cuenta de iCloud Mail puede dejar de enviar o recibir correos. Por eso es clave aprender a gestionar bien el almacenamiento.
Planes de iCloud+ y cómo ampliar el espacio disponible
Si los 5 GB se te quedan muy cortos (y pasa a menudo), puedes contratar un plan de pago de iCloud+ para ampliar el almacenamiento y añadir funciones extra de privacidad, como Ocultar mi correo o el Reenvío privado en Safari.
Los planes más habituales incluyen opciones que van desde decenas de gigas hasta varios teras de espacio en la nube. Se pueden compartir en familia en los planes superiores y se cobran mensualmente. Desde el propio iPhone o iPad puedes subir de plan en unos segundos.
Para hacerlo, entra en Ajustes > > iCloud > Gestionar almacenamiento de la cuenta (o “Gestionar almacenamiento”, según la versión) y pulsa en Cambiar plan de almacenamiento o una opción similar. Desde ahí eliges el plan que más se adapte a lo que necesitas y lo activas con tu método de pago.
También tienes la alternativa de Apple One, que agrupa iCloud+ con servicios como Apple Music, Apple TV+, Apple Arcade o Apple Fitness+. Si ya pagas varios servicios de Apple por separado, suele salir más a cuenta pasar a uno de estos paquetes y, de paso, ganas más gigas de iCloud.
Cómo ver recomendaciones y liberar espacio de iCloud desde iPhone o iPad
En iOS 17, iPadOS 17 y posteriores, Apple ha añadido una sección muy útil llamada “Recomendado para Ti” dentro de los ajustes de iCloud, pensada para ayudarte a limpiar de forma rápida lo que más ocupa.
Desde tu iPhone o iPad, abre Ajustes > > iCloud y toca en Recomendado para Ti. Verás sugerencias para borrar fotos, archivos grandes, copias de seguridad antiguas o similar, con pasos guiados en pantalla para ganar espacio con el menor esfuerzo posible.
Si en esa pantalla no aparece lo que quieres quitar, siempre puedes eliminar contenido manualmente: fotos, archivos de iCloud Drive, mensajes, correos, notas de voz, etc. Antes de borrar nada que pueda ser importante, conviene descargar una copia o archivarlo en otro sitio.
Gestionar copias de seguridad de iCloud en iPhone, iPad y Mac
Las copias de seguridad automáticas son una de las funciones estrella de iCloud, porque te permiten restaurar tu iPhone o iPad con todas tus apps y datos si lo pierdes, te lo roban o cambias de dispositivo. Pero también es una de las categorías que más espacio consume.
Cuando haces una copia en iCloud, el sistema respalda la información más importante del dispositivo: ajustes, datos de apps, fotos (según la configuración), etc. Muchas apps se añaden automáticamente a esta copia en cuanto las instalas, y eso hace que el tamaño de la copia crezca sin que te des cuenta.
Para reducir el tamaño de la copia desde iPhone o iPad, entra en Ajustes > > iCloud > Almacenamiento (o Gestionar almacenamiento de la cuenta) > Copias de seguridad. Elige el dispositivo actual y desactiva las apps que no quieras incluir. Al confirmar, iOS o iPadOS elimina de iCloud los datos respaldados de esas apps.
También puedes borrar por completo copias de seguridad antiguas de dispositivos que ya no uses. Desde el mismo menú de Copias de seguridad, selecciona el equipo que quieres limpiar y toca en la opción de desactivar y eliminar esa copia de iCloud. Recuerda que las copias se mantienen hasta 180 días después de desactivar la función, salvo que las borres antes.
En el Mac, el proceso es similar: abre Ajustes del Sistema > > iCloud > Gestionar > Copias de seguridad, selecciona la copia concreta y pulsa el botón para eliminarla de iCloud y desactivar el respaldo de ese dispositivo.
Fotos en iCloud y gestión de la fototeca
Las fotos y vídeos suelen ser el contenido que más almacenamiento se come. Si tienes activado Fotos en iCloud, todo lo que hay en la app Fotos ocupa espacio en tu nube, aunque optimices el almacenamiento en el dispositivo.
La ventaja es que tus imágenes están siempre sincronizadas entre iPhone, iPad, Mac e icloud.com, pero a cambio hay que vigilar qué se queda y qué se va. Si borras una foto en un dispositivo, se quitará también de los demás que usen esa misma cuenta de Apple.
Para vaciar fotos desde iPhone o iPad, entra en Fotos, ve a tu biblioteca, toca en Seleccionar y marca las imágenes o vídeos que quieras quitar. Pulsa el botón Eliminar y confirma. Recuerda que se irán a “Eliminado recientemente” durante un tiempo antes de desaparecer del todo.
Si no usas Fotos en iCloud, tu fototeca forma parte de la copia de seguridad de iCloud. En ese caso, revisa en Ajustes > > iCloud > Almacenamiento > Copias de seguridad > cuánto ocupa Fotos dentro de la copia, y elimina directamente desde la app Fotos las imágenes que ya no necesitas para que la próxima copia sea más ligera.
También puedes gestionar fotos desde icloud.com: entra con tu Apple ID, abre la app Fotos, selecciona varias imágenes (con “Seleccionar” en iOS/iPadOS/visionOS o con Comando/Control en Mac/PC) y pulsa en el icono de Eliminar para liberarte de ellas en todos los dispositivos a la vez.
Control total de tus archivos en iCloud Drive desde iPhone, iPad, Mac y navegador
iCloud Drive es la parte de iCloud dedicada a documentos y archivos “clásicos”: PDFs, ZIP, proyectos, carpetas de trabajo… Todo lo que guardes ahí se sincroniza en segundo plano entre tus dispositivos y la web de iCloud, y ocupa parte del almacenamiento de tu cuenta.
Gestionar archivos de iCloud Drive en iPhone y iPad con la app Archivos
En iPhone y iPad, la manera estándar de acceder a tus documentos es la app Archivos. Desde la pestaña Explorar, toca en iCloud Drive dentro de Ubicaciones para ver carpetas, documentos recientes y todo el árbol de archivos que tengas en la nube.
Si quieres borrar carpetas completas, toca el botón de Más (los tres puntos), elige Seleccionar, marca las carpetas y pulsa Eliminar. Para quitar un archivo concreto, entra en la carpeta, vuelve a darle a Seleccionar, marca los elementos y termina de nuevo con Eliminar.
Todo lo que borres de esta forma desaparece de iCloud Drive en todos tus dispositivos. Durante unos 30 días, los archivos estarán en la zona de Eliminado recientemente de la app Archivos o de icloud.com, por si te arrepientes. Después sí se eliminan de forma definitiva.
Administrar iCloud Drive desde iPadOS y macOS
En iPad, también puedes trabajar desde la barra lateral de Archivos: abre la barra, entra en iCloud Drive, selecciona carpetas o archivos y pulsa Eliminar. El comportamiento es idéntico al de iPhone, con sincronización inmediata con el resto de equipos.
En el Mac, la integración es aún más natural. Abre el Finder y localiza iCloud Drive en la barra lateral. Desde ahí puedes arrastrar archivos a la Papelera, moverlos a otra carpeta local o reorganizar todo como si fuese un disco cualquiera.
Cuando mandas algo a la Papelera, ese archivo se mueve también a “Eliminado recientemente” en iCloud durante unos 30 días. Pasado ese plazo, deja de estar disponible en la nube y en el resto de tus dispositivos.
Si prefieres trabajar desde un navegador, ve a icloud.com, accede con tu Apple ID y entra en la app iCloud Drive. Selecciona los ítems que quieras limpiar y pulsa en el icono de Papelera; del mismo modo, ahí también existe una sección de archivos eliminados que actúa como red de seguridad durante un tiempo limitado.
Escritorio y Documentos en iCloud: llevarte tu Mac a cualquier sitio
Una función muy práctica de iCloud Drive es que puede sincronizar automáticamente las carpetas Escritorio y Documentos de tu Mac. Así, todo lo que tienes en esas dos ubicaciones viaja contigo al iPhone, al iPad o al propio icloud.com sin que tengas que moverlo a mano.
Para activarlo en macOS, primero asegúrate de que tienes iCloud configurado tanto en Mac como en iPhone o iPad. En el Mac, ve a menú Apple () > Ajustes del Sistema > > iCloud. En el apartado de iCloud Drive, comprueba que esté marcada la opción de Sincronizar este Mac.
A continuación, entra en las opciones de Drive (Guardado en iCloud > Drive, o Apps que usan iCloud > iCloud Drive en versiones anteriores) y marca Escritorio y Documentos. Desde ese momento, los contenidos de esas carpetas se suben a la nube y los nuevos archivos que crees ahí también se guardarán automáticamente en iCloud.
En macOS Tahoe 26 y posteriores, verás Escritorio y Documentos dentro de iCloud Drive en la sección “Ubicaciones” del Finder. En versiones previas, aparecen en el bloque de iCloud de la barra lateral. Si tienes más de una Mac, se crea una carpeta con el nombre de cada equipo para distinguir qué Escritorio es cuál.
En iPhone y iPad, podrás encontrar esos documentos desde la app Archivos, en iCloud Drive > Escritorio o Documentos. También puedes acceder desde icloud.com iniciando sesión y entrando en la app iCloud Drive, donde solo tienes que hacer doble clic en cada carpeta para navegar por su contenido.
Si en algún momento quieres descargar un archivo a otro ordenador para editarlo fuera de la nube, usa el botón Descargar en icloud.com, haz los cambios y luego vuelve a subirlo para que la versión actualizada llegue al resto de tus dispositivos.
Recuerda que todo lo que guardas en Escritorio y Documentos cuando esta opción está activada ocupa espacio de iCloud. Mientras tengas gigas libres no hay problema, pero si necesitas holgura puedes borrar lo que sobre o mover ciertas carpetas a otra ubicación local o a un servicio de terceros.
Para desactivar esta función, desde el Mac vuelve a Ajustes del Sistema > > iCloud > iCloud Drive y quita la marca de Escritorio y Documentos. Los archivos seguirán guardados en iCloud Drive, y en tu Mac se crearán nuevas carpetas locales vacías de Escritorio y Documentos, para que vayas trayendo archivos de la nube a medida que los necesites o todos de golpe arrastrándolos.
Si desactivas por completo iCloud Drive o sales de iCloud en el Mac, el sistema te ofrecerá guardar una copia local de lo que haya en la nube. Esos datos se guardan en una carpeta “iCloud Drive (archivo)” dentro de tu carpeta de inicio, y desde ahí puedes ordenar y recolocar tus documentos con calma.
Colaborar en archivos y carpetas de iCloud Drive desde el Mac
Además de uso personal, iCloud Drive te deja compartir archivos y carpetas para que otras personas trabajen contigo en tiempo real. Esto se gestiona principalmente desde el Finder del Mac.
Para invitar a alguien a colaborar, abre una ventana de Finder, entra en iCloud Drive en la barra lateral y selecciona el archivo o la carpeta que quieras compartir. Haz clic en el botón de compartir o mantén pulsado Control y elige la opción Compartir en el menú contextual.
En la ventana emergente, escoge la modalidad Colaborar y ajusta los permisos. Puedes dejar que solo las personas invitadas tengan acceso o permitir que cualquiera con el enlace pueda abrir el contenido. Además, puedes definir si quienes participan tienen lectura y escritura o solo lectura.
Existe una casilla muy importante: “Permitir a otras personas invitar”. Si la marcas, cualquiera que ya tenga acceso puede reenviar el enlace a más gente; si la desmarcas, solo tú podrás añadir o quitar participantes.
La invitación se puede mandar por AirDrop, Mail, Mensajes o copiando un enlace para pegarlo donde quieras. Cuando los invitados acepten, descargarán la carpeta o el archivo compartido y, si tienen permisos de edición, podrán hacer cambios que se sincronizarán de vuelta a tu Mac a través de iCloud.
Ten presente que si compartes carpetas solo con personas invitadas, el acceso se gestiona a nivel de carpeta, no de archivo suelto. Para dar entrada a alguien nuevo a todos los documentos internos, tendrás que modificar los ajustes de la carpeta compartida completa.
Mensajes en iCloud: borrar conversaciones y adjuntos pesados
Cuando activas Mensajes en iCloud, todos tus iMessage y SMS, junto con sus fotos, vídeos y archivos adjuntos, se guardan también en la nube. Esto es una gozada para seguir conversaciones en varios dispositivos, pero a la larga puede ocupar mucho espacio.
Para liberar almacenamiento, entra en cualquier conversación en tu iPhone o iPad, toca en el nombre del contacto o grupo en la parte superior y, en la sección de Fotos, pulsa en Ver todo. Luego dale a Editar > Seleccionar, marca las imágenes que ya no quieras conservar y toca en Eliminar > Eliminar archivo adjunto.
Si prefieres ir al grano, en la lista de conversaciones desliza hacia la izquierda sobre un chat y toca en Eliminar. Confirma de nuevo y ese hilo desaparecerá de todos los dispositivos ligados a tu Apple ID que tengan Mensajes en iCloud activo.
En Mac, abre Mensajes, entra en la conversación, haz clic en el botón de información y ve a la sección de fotos y adjuntos. Selecciona varios manteniendo pulsada la tecla Comando, haz clic derecho y elige Eliminar. Después confirma con “Eliminar archivo adjunto”.
También puedes limpiar conversaciones enteras desde el Mac pulsando Control + clic sobre el chat en la barra lateral, eligiendo Eliminar o Eliminar conversación y confirmando. Esto reducirá el tamaño de los datos de Mensajes almacenados en iCloud.
Mail de iCloud: usar Limpieza y vaciar la papelera
Los correos electrónicos también cuentan. Tanto los mensajes como sus adjuntos se guardan en tu buzón de iCloud Mail y ocupan sitio en tu almacenamiento de iCloud, especialmente si recibes muchas promociones, newsletters o facturas con archivos pesados.
En iPhone o iPad, abre la app Mail y entra en la bandeja de entrada de iCloud. Pulsa en el botón de Más (tres puntos) en la esquina superior y selecciona Recomendaciones de Limpieza > Limpieza de iCloud Mail. El sistema te permitirá elegir tipos de correo (suscripciones, promociones, transacciones, etc.) y te guiará para identificar y borrar fácilmente lo que no te interesa.
Esta herramienta puede seguir limpiando automáticamente esos tipos de mensajes hasta que desactives la función. También está disponible desde la versión web de icloud.com/mail, para que puedas hacer la criba desde cualquier navegador.
Si lo tuyo es hacerlo a mano, basta con deslizar hacia la izquierda sobre un correo para mandarlo a la papelera. Luego, entra en la carpeta Papelera, toca en Editar, selecciona mensajes concretos o selecciona todo, y pulsa en Eliminar. Confirma con Eliminar todo si quieres vaciarla por completo.
En Mac, entra en Mail, borra los mensajes que sobren y luego ve al menú Buzón > Borrar ítems eliminados eligiendo la cuenta de iCloud Mail. Al confirmar con “Borrar”, se limpia definitivamente la papelera y se libera el espacio asociado en iCloud.
Desde icloud.com/mail el mecanismo es parecido: seleccionas los correos en la carpeta Papelera y los eliminas con el icono de la papelera o con la opción de borrar seleccionados.
Otras categorías que ocupan espacio en iCloud y cómo gestionarlas
Además de fotos, archivos, mensajes y correo, hay otros tipos de datos que también se guardan en iCloud y que conviene vigilar si quieres exprimir al máximo tu almacenamiento. Varios de ellos se pueden controlar desde los ajustes de iCloud en iOS, iPadOS y macOS.
Imágenes de contacto
A partir de determinadas versiones de iOS, iPadOS, visionOS y macOS, cuando guardas una foto y un póster de contacto para una persona, esas imágenes se suben también a iCloud. No es que ocupen muchísimo, pero si tienes cientos de contactos con imagen puede empezar a notarse.
Para eliminar estos datos desde iPhone o iPad, entra en Ajustes > > iCloud > Almacenamiento o Gestionar almacenamiento de la cuenta, localiza Imágenes de contacto y elige la opción de Eliminar datos de iCloud. Esto quita las imágenes, pero no borra los contactos en sí.
En Mac, ve a Ajustes del Sistema > > iCloud > Gestionar, selecciona Contactos y pulsa en Eliminar de iCloud. De nuevo, hablamos solo de los datos asociados a estas imágenes, no de los contactos completos.
Notas de Voz
Si usas Notas de Voz con iCloud activado, todas tus grabaciones pasan a estar sincronizadas entre tus dispositivos y a ocupar parte de tu nube. Las notas largas o en alta calidad pueden pesar lo suyo.
Para hacer limpieza en iPhone o iPad, abre la app Notas de Voz, entra en Todas las grabaciones, selecciona las que quieras borrar y pulsa el botón de Eliminar. Después entra en la carpeta Recién eliminado, toca en Editar o Seleccionar, marca las notas y elige Eliminar definitivamente para que desaparezcan del todo.
En Mac, selecciona varias notas de voz en la app correspondiente, pulsa el botón de Eliminar, y luego entra en Eliminado recientemente para borrarlas o usar la opción Eliminar todo. Solo cuando confirmas con “Eliminar para siempre” se libera realmente el espacio.
FaceTime y datos asociados
FaceTime también puede guardar en iCloud ciertos datos de la app Teléfono, como mensajes de voz y mensajes de vídeo o audio de FaceTime. Si decides borrar estos datos de iCloud, ten claro que no se pueden recuperar después.
En iPhone o iPad ve a Ajustes > > iCloud > Almacenamiento o Gestionar almacenamiento de la cuenta, toca en FaceTime y selecciona Eliminar datos de iCloud. En Mac, el camino es Ajustes del Sistema > > iCloud > Gestionar > FaceTime > Eliminar de iCloud.
Antes de hacerlo, si tu versión de sistema lo permite, puedes exportar los mensajes de vídeo de FaceTime para guardarlos en Fotos y no perderlos para siempre.
Apple Invitaciones (eventos compartidos)
La función Apple Invitaciones (Apple Invites) permite crear eventos con imágenes de fondo y contenido compartido. Esas imágenes y datos de los eventos que organizas usan también tu almacenamiento de iCloud, como anfitrión.
Si quieres liberar espacio, puedes eliminar eventos que hayas creado. En la app Apple Invitaciones, selecciona el evento, pulsa en el botón de Más en la esquina superior derecha, entra en Ajustes del evento y elige Eliminar evento, confirmando después.
Desde la web, en icloud.com/invites, inicia sesión, selecciona el evento, abre la configuración (botón de ajustes de eventos) y pulsa Eliminar evento. Ten en cuenta que si borras los datos de Apple Invitaciones desde el menú de almacenamiento de iCloud, se eliminarán todos los eventos de los que eres anfitrión, pero no aquellos a los que simplemente estás invitado; para esos deberás abandonarlos uno a uno.
Acceder a iCloud Drive desde cualquier navegador
Por último, aunque tengas siempre tus dispositivos encima, es muy útil saber que puedes entrar a tus archivos de iCloud Drive desde cualquier navegador moderno, ya estés en un PC ajeno, en una tablet Android o en un ordenador público.
Solo tienes que abrir el navegador, ir a icloud.com/iclouddrive e iniciar sesión con tu cuenta de Apple. Desde ahí tendrás acceso a tus carpetas, podrás descargar documentos, subir nuevos archivos y reorganizar tu contenido casi igual que desde el Finder o la app Archivos.
Eso sí, desde móviles como iPhone o iPad, Safari suele redirigirte a las apps nativas en lugar de a la web completa de iCloud. Si necesitas entrar sí o sí a la versión de escritorio, normalmente tendrás que usar un Mac o un PC, o forzar el modo escritorio en el navegador, aunque la experiencia no será tan cómoda como desde un ordenador.
Dominar todas estas opciones hace que iCloud deje de ser una “caja negra” y se convierta en una herramienta a tu servicio, con tus copias de seguridad bajo control, tus fotos ordenadas, tus archivos de iCloud Drive accesibles desde cualquier lugar y tu almacenamiento siempre optimizado sin sustos de última hora.
