Con el paso del tiempo, el iPhone se ha vuelto mucho más que un simple teléfono móvil. Ahora, con la app Archivos, tienes a tu disposición una potente herramienta para gestionar, organizar y acceder a todos tus documentos desde cualquier lugar. Si todavía no conoces a fondo las posibilidades que ofrece esta aplicación, aquí te contamos de manera sencilla y detallada cómo exprimirla al máximo y adaptarla a tus necesidades diarias.
Ya no hace falta depender del ordenador para guardar, transferir o modificar archivos. Desde tu móvil puedes realizar tareas que antes eran exclusivas del PC gracias a Archivos. Si te preguntas para qué sirve, cómo sacarle el jugo y qué ventajas ofrece frente a otras alternativas, sigue leyendo porque lo descubrirás todo en este mega tutorial práctico y actualizado para usuarios de iPhone.
¿Qué es la app Archivos y por qué debería interesarte?
La app Archivos es una aplicación incluida en iOS, gratuita y lista para usar desde el momento en que configuras tu iPhone. Su función principal es almacenar, organizar y acceder a cualquier documento, imagen, vídeo o archivo que tengas en tu dispositivo, en iCloud Drive o incluso en servicios en la nube externos como Dropbox, OneDrive, Google Drive o Box. Así puedes tener todos tus documentos bien localizados, editarlos, compartirlos o transferirlos, sin importar dónde estés ni el dispositivo que uses.
Apple introdujo esta app en 2017, suponiendo un antes y un después en la experiencia de usuario del iPhone. Desde entonces, ha evolucionado para adaptarse a las necesidades de quienes buscan una gestión profesional o personal de sus archivos. Si alguna vez has querido cambiar la extensión de un archivo, comprimirlo, organizarlo en carpetas personalizadas o acceder a tu nube, Archivos lo pone fácil.
¿Dónde están mis archivos y cómo puedo acceder a ellos?
Uno de los puntos fuertes de Archivos es la accesibilidad desde diferentes ubicaciones. Al abrir la app verás la sección Ubicaciones, que muestra:
- En mi iPhone: archivos y carpetas almacenados localmente en el dispositivo.
- iCloud Drive: documentos que se sincronizan automáticamente con la nube de Apple, haciéndolos disponibles en cualquier otro dispositivo Apple con tu cuenta.
- Opcionalmente, puedes añadir otras nubes (Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, Adobe Creative Cloud…). Así, tendrás acceso directo a cualquier archivo guardado en estos servicios, sin necesidad de abrir otras apps.
Eso sí, la app Archivos no incluye automáticamente las fotos de la galería del iPhone, pero puedes guardar imágenes manualmente en cualquier carpeta de Archivos para tenerlas organizadas junto a tus documentos.
Primeros pasos: abrir y moverte por la app Archivos
Para empezar, busca el icono azul de Archivos en tu pantalla principal. Si no lo ves, desliza hacia abajo y usa el buscador para encontrarla rápidamente. Una vez dentro, puedes ver las carpetas y archivos disponibles según las diferentes ubicaciones conectadas. Puedes navegar por carpetas, utilizar el buscador interno (muy potente, ya que busca incluso dentro de PDF y otros documentos) o usar la barra de navegación inferior para acceder a la vista Recientes, Explorador, Compartido, etc.
Un solo toque abre cualquier archivo compatible, permitiendo editarlo (con apps como Pages, Keynote, Numbers o apps de terceros), visualizarlo o compartirlo.
Principales funciones de la app Archivos
Archivos se caracteriza por ser una herramienta intuitiva y eficiente. No se limita a ser un mero explorador de carpetas, sino que también permite realizar acciones avanzadas para controlar todo tipo de documentos:
- Renombrar archivos: es tan sencillo como mantener presionado el archivo y seleccionar la opción «Renombrar».
- Cambiar la extensión de un archivo: útil si trabajas con diferentes formatos.
- Comprimir (crear ZIP) y descomprimir archivos o carpetas: ideal para enviar lotes de archivos o ahorrar espacio.
- Reorganizar carpetas y transferir archivos entre diferentes ubicaciones, arrastrando y soltando como en cualquier ordenador.
- Marcación de documentos PDF o imágenes: puedes dibujar, escribir, resaltar o agregar tu firma desde la propia app.
- Abrir archivos compatibles sin necesidad de apps externas, lo que facilita el acceso a documentos sin instalar nada adicional.
- Acceso al apartado de descargas, donde suelen guardarse los archivos recibidos desde Safari, Mail u otras aplicaciones.
- Eliminar archivos y gestionar la papelera de cada ubicación para liberar espacio y mantenerlo todo bien ordenado.
Además, puedes organizar archivos y carpetas con etiquetas de colores personalizadas. Esto ayuda a localizar rápidamente la información importante: por ejemplo, usar etiquetas rojas para imágenes, azul para trabajo o verde para facturas personales.
Gestión y almacenamiento en la nube: iCloud Drive y otras alternativas
Una de las grandes ventajas de Archivos es su integración profunda con iCloud Drive. Al mover tus archivos a este espacio, se sincronizan automáticamente en todos tus dispositivos Apple: iPhone, iPad, Mac e incluso en la web de iCloud. Así, mantienes siempre una copia de seguridad y puedes acceder a tus documentos estés donde estés.
Hay que tener en cuenta que Apple solo ofrece 5 GB gratuitos de almacenamiento en iCloud. Para ampliar este espacio, puedes contratar planes de pago: 50 GB, 200 GB o 2 TB por una cuota mensual ajustada. La ventaja de usar iCloud es la sincronización y la integración nativa, pero si usas otras nubes, también puedes añadirlas desde la propia app Archivos y gestionar tus archivos de la misma manera, evitando así pasar por caja si ya cuentas con espacio en servicios como Google Drive o Dropbox.
De este modo, tienes la opción de almacenar tus archivos de forma local en tu iPhone o en la nube de tu elección, adaptándolo a tus necesidades y preferencias.
Compartir archivos y colaboración con otras personas
Archivos no solo te permite gestionar tus documentos, sino también compartirlos con quien quieras y de diferentes maneras. Puedes enviar cualquier archivo por AirDrop, WhatsApp, correo electrónico, iMessage o incluso crear enlaces para editar documentos colaborativamente (si se encuentran en iCloud Drive, por ejemplo).
Esto resulta especialmente útil cuando trabajas en equipo o tienes que enviar imágenes, PDFs o documentos a familiares, amigos o compañeros de trabajo. Solo basta seleccionar el archivo, pulsar el botón de compartir y elegir el método que prefieras. La persona con la que lo compartas recibirá una notificación y podrá acceder al archivo, editarlo o, si así lo permites, colaborar en tiempo real.
Acciones rápidas y consejos útiles para sacarle partido
Archivos también está plagada de pequeños trucos y funcionalidades que hacen tu día a día mucho más fácil:
- Acceso a documentos recientes: la pestaña Recientes muestra los últimos archivos y carpetas modificados, para que no tengas que perder tiempo buscando.
- Soporte para arrastrar y soltar: puedes mover archivos de una carpeta a otra simplemente arrastrando, igual que en un ordenador.
- Búsqueda avanzada: usa el buscador para localizar documentos por nombre, contenido, etiquetas o extensiones. Ideal para quienes trabajan con muchos archivos diariamente.
- Marcado y edición: puedes añadir anotaciones, dibujos, texto o firmas sobre PDFs e imágenes sin salir de Archivos.
- Eliminar archivos ocultos de apps: libera espacio borrando archivos residuales de aplicaciones que ya no usas o documentos ocultos que se van acumulando en el almacenamiento del iPhone.
Ventajas y puntos fuertes de usar la app Archivos
Entre las muchas ventajas que ofrece, la accesibilidad es la más obvia: con tu cuenta de iCloud y la app Archivos puedes tener siempre a mano documentos, imágenes o PDFs, sin importar si estás en el iPhone, iPad, Mac o incluso en un PC desde el navegador de iCloud.
Otra función muy valorada es la sincronización en tiempo real y la posibilidad de compartir documentos colaborativamente. Esto significa que puedes trabajar con otras personas en el mismo archivo, ver los cambios al momento y olvidarte de enviar versiones diferentes por correo. El sistema de etiquetas y la organización visual por colores también aumentan la eficiencia, especialmente si eres de los que prefieren tenerlo todo bien clasificado y a golpe de vista.
Además, la integración con el ecosistema de Apple facilita mucho compartir archivos con AirDrop, enviar documentos por iMessage, o incluso trabajar con editores como Pages o Numbers directamente desde el iPhone, sin perder compatibilidad ni formato.
Por último, la opción de agregar otras nubes externas te da flexibilidad para escoger el servicio que más te convenga, gestionando todos tus archivos desde un solo sitio, independientemente de la plataforma.
Limitaciones y sugerencias de mejora
Si bien Archivos es una app muy pulida y útil, aún hay aspectos mejorables. Usuarios han reportado en ocasiones bloqueos temporales, especialmente al editar archivos largos o mover grandes volúmenes de datos, lo que puede llevar a la pérdida de cambios no guardados. Aunque Apple lanza actualizaciones frecuentes, es recomendable guardar los cambios de vez en cuando y, si se usa para trabajo profesional, considerar copias de seguridad periódicas.
El límite gratuito de 5 GB en iCloud sigue siendo un pequeño hándicap, especialmente con dispositivos cada vez más potentes y capaces de almacenar grandes cantidades de información. Sería ideal que Apple equiparase el almacenamiento gratuito al del propio dispositivo, pero mientras tanto, puedes aprovechar otras nubes o los planes de pago que, por fortuna, tienen precios relativamente ajustados.
Pese a todo, la experiencia de usuario y la integración en el sistema iOS hacen que Archivos siga siendo una opción difícil de superar para gestionar documentos desde el móvil.
Su interfaz intuitiva y funciones avanzadas la convierten en una herramienta imprescindible para quienes buscan orden y eficiencia sin complicaciones. Gestionar, compartir y acceder a tu información nunca ha sido tan cómodo, rápido y seguro como ahora. Si no la usas todavía, cambiará tu día a día.
